Controle financeiro empresarial: o que é e como aplicá-lo

Apenas com uma gestão adequada é possível atingir o sucesso. Conheça aqui as melhores práticas do controle financeiro empresarial!
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Ter um bom controle financeiro empresarial é essencial para qualquer negócio.

Se você gosta de empreender, entende o quanto é importante fazer um controle financeiro empresarial inteligente. Isso porque apenas por meio de uma gestão adequada das finanças é possível desenvolver o negócio e atingir o sucesso

No entanto, implementar essa estratégia pode não ser a tarefa mais simples, principalmente se você não tiver ajuda. Por isso, hoje vamos falar mais sobre o conceito, a importância e dicas essenciais para aplicar o controle financeiro no seu negócio!

O que é controle financeiro empresarial?

Controle financeiro é a prática de gerenciar a entrada e a saída de dinheiro das contas da sua empresa. Esse gerenciamento ajuda a equilibrar as finanças, ter um controle de gastos eficiente e entender onde é possível reduzir custos e fazer investimentos

Entre os processos mais comuns, estão: 

  • A análise do fluxo de caixa;
  • O controle de entradas e saídas;
  • A avaliação de relatórios financeiros;
  • A checagem de dados patrimoniais;
  • A verificação de saldos bancários e reservas financeiras.

De forma simples, um bom controle financeiro empresarial visa mapear quanto você ganha e quanto você gasta, acompanhando tudo que entra e sai das contas bancárias de uma empresa. 

Caso você tenha centros de custos diferentes, é importante saber onde está sendo usado mais capital e como ele está sendo aplicado.

Por que o controle financeiro é importante em empresas?

Manter o controle financeiro da sua empresa está relacionado com uma gestão saudável do negócio. 

Afinal de contas, fazendo isso você terá certeza do panorama da empresa, o que é necessário investir, onde é possível cortar gastos e como cada área da companhia está investindo. 

Entender a importância dessa prática é fundamental para a tomada de decisões assertiva. 

Você já pensou em fazer um investimento, mas não sabe se é o melhor momento, se há dinheiro suficiente ou mesmo se existe uma justificativa? O controle financeiro empresarial é feito justamente para ajudar a responder essas perguntas

Ele é uma forma de mostrar o real cenário da empresa, quais as condições atuais e as necessidades. Dessa maneira, enfrentar crises, períodos de alta ou baixa demanda, sazonalidades, variações de câmbio, entre outros, podem ser previstos e os erros mitigados.

Planilha de controle financeiro empresarial

Montar uma planilha de controle financeiro empresarial não é um bicho de sete cabeças. 

Você pode montar a sua do zero no Excel ou adaptar uma para atender perfeitamente às suas necessidades. Você pode, por exemplo, usar um modelo do Sebrae

É neste documento que ficará registrado os números, métricas e informações necessárias para não passar algo despercebido. 

A estrutura deve ser simples para ser de fácil compreensão de todos os colaboradores. 

Também é essencial manter um padrão para cada tipo de movimentação que a empresa faz. O básico é controlar despesas e receitas, porém, você pode ir além e criar categorias diversas!

Como fazer um bom controle financeiro empresarial?

O controle financeiro da sua empresa não depende apenas de você e da sua capacidade analítica. Ele só funciona com uma cultura corporativa organizada e estratégica. 

“Enfrente a realidade e se adapte rápido. Quanto antes você se adaptar a esse novo cenário, melhor será para o negócio. Isso pode inclusive determinar a sobrevivência ou a mortalidade da empresa.” Jorge Vargas Neto, CEO da BHub

Partindo desse ponto, para fazer um controle financeiro empresarial eficiente é necessário: 

  1. Acompanhar o fluxo de caixa;
  2. Definir orçamento para cada setor;
  3. Cortar gastos desnecessários;
  4. Organizar prazos de pagamentos;
  5. Contar com uma boa equipe.

Leia a seguir um pouco mais sobre cada um deles!

Acompanhe o fluxo de caixa diariamente

Para compreender a atual situação da empresa, é necessário criar um sistema de fluxo de caixa e o acompanhamento deve ser feito diariamente. 

A princípio, pode parecer um pouco extremo, mas faz parte de uma boa rotina focada na gestão financeira, principalmente pensando na tomada de decisões, viabilizando investimentos e cumprindo com as obrigações nas datas corretas.

Assim, a empresa evita o acúmulo de dívidas e se planeja para o futuro de uma forma equilibrada. Portanto, tenha organização: o acompanhamento deve virar uma rotina, com dia e hora estabelecidos. 

Ter uma visão holística das movimentações, tanto as anteriores quanto às próximas, permite maior transparência sobre as entradas e as saídas. 

Essa prática também favorece a identificação rápida de falhas, algo que pode ser muito proveitoso para um e-commerce ou campanhas de mídia paga, por exemplo. 

Defina o orçamento para cada setor 

Não dá para crescer de maneira saudável e ter sucesso se o desenvolvimento for feito com gastos livres. 

No início, pode até parecer legal, mas, acredite, nenhuma empresa sobreviveria mais que alguns meses assim

Por esse motivo, a definição de um orçamento empresarial e a separação de centros de custos são excelentes maneiras de estabelecer limites para seus gastos. 

Essa é uma forma de validar previsões e atribuir metas de crescimento, atrelando os investimentos com o planejamento financeiro. Você pode até pensar em usar um cartão pré-pago para isso!

Corte gastos desnecessários

Após definir o orçamento e fazer o registro diário das entradas e das saídas, a próxima dica é sobre a análise desses dados gerados

Depois de um período de tempo definido por você, por exemplo, a cada 30 dias, reúna as informações para avaliação

“É muito comum sair contratando serviços e ferramentas que acabam não sendo usados efetivamente. Por isso, cortar esses custos mais óbvios é uma das alternativas para conseguir controlar e estender o caixa.” Jorge Vargas Neto, CEO da BHub

Busque fazer a identificação de gastos de acordo com a prioridade e a real necessidade do negócio. Essa ação pode gerar tanto uma boa economia para a empresa quanto insights de novos investimentos ou atração de investidores

Conheça os prazos de pagamento

Uma das etapas fundamentais para o controle financeiro empresarial é conhecer suas obrigações, desde o pagamento dos colaboradores até os fornecedores, contribuições fiscais e demais contas. 

Tudo isso precisa ficar documentado para não cair no esquecimento e acompanhado para não haver atrasos, que podem causar multas e interdições. Dessa forma, você garante a boa reputação da empresa e evita a negativação.

Conte com uma boa equipe

Para que todas essas funções não recaiam sobre você, contar com uma boa equipe é essencial. São eles que vão ajudar com as tarefas de avaliação, gerenciamento e análise de relatórios que um bom controle financeiro exige

Afinal, não basta fazer tudo isso uma ou duas semanas, é um processo contínuo de diagnóstico. 

Dentro de cada centro de custo essas inspeções precisam ser feitas para verificar a relação entre os gastos e o planejamento orçamentário que foi proposto, assim como elaborar planos de ações e verificar o cumprimento deles, avaliando o impacto de cada um. 

Isso deve ser analisado e apresentado ao gestor financeiro, caso haja um, ou por você mesmo, caso seja seu papel na empresa. 

Sistema de gestão empresarial em nuvem x Sistema de gestão empresarial local

Existem dois tipos de sistemas de gestão digital, o que é operado em nuvem e o que é instalado na máquina do gestor, ambos possuem pontos positivos e negativos. Enquanto o primeiro é mais limitado e engessado, o segundo é mais flexível e ágil.

Para te ajudar a entender mais sobre o assunto, listamos, a seguir, as principais diferenças entre os dois modelos! 

Instalação

Para um sistema de gestão local, a instalação é feita no próprio servidor e hardware da empresa. Para isso, é necessária uma equipe especializada a fim de deixar o sistema funcionando e visitas periódicas para fazer atualizações ou customizações. 

Com o sistema na nuvem não é preciso um técnico para fazer a instalação. Além disso, ele pode ser acessado de celulares, tablets e computadores. O que é feito é um plano de assinatura, não uma instalação. 

Investimento reduzido

O investimento inicial para ter um sistema de gestão em nuvem é menor que o local, já que o valor é cobrado a partir dos serviços utilizados. Inclusive, alguns sistemas de controle financeiro são gratuitos e possuem mais flexibilidade e escalabilidade. 

Acesso a informações

Quando você opta pelo armazenamento em nuvem, todas as informações ficam disponíveis via internet. Assim, você garante uma maior segurança de dados, já que o risco de se perderem ou serem acessados por pessoas sem autorização é menor. 

Com o armazenamento local, as informações ficam guardadas no próprio hardware, por isso é preciso ter bastante cuidado com o vazamento de dados e com a segurança do sistema. Também é preciso um plano de backups, já que, caso aconteça algum problema com a máquina, tudo seria perdido.

Armazenamento

Com tantas atividades na rotina de uma empresa, muitas informações são geradas diariamente. Com um sistema de gestão local, a empresa terá que investir na expansão da memória sempre que for preciso, já com o gerenciamento em nuvem isso não é necessário, já que tudo fica guardado em servidores externos de alta segurança.

Sistema de controle financeiro empresarial gratuito

A Conta Simples tem a proposta de mudar a realidade financeira das empresas por meio da otimização de gestão das despesas. A solução para isso é a personalização e descentralização do gerenciamento de gastos, oferecendo autonomia aos times sem que o departamento financeiro perca controle dos processos.

Os responsáveis pela conta podem:

● controlar e visualizar despesas;

● criar múltiplos usuários com permissões pré-definidas;

● solicitar e aprovar despesas;

● criar e distribuir cartões corporativos, definindo categorias de gastos e orçamentos.

O grande diferencial da Conta Simples são os múltiplos cartões, que facilitam as transações por centro de custo ou departamento. 

É possível gerar cartões virtuais quando necessário, criando responsáveis e categorias e impedindo gastos fantasmas e desorganização no financeiro, que acompanha tudo pela ferramenta.

Como usar tecnologia para auxiliar no controle financeiro?

Agora já deu para notar que o controle financeiro é, além de essencial, um pouco complexo e demorado, pois ele tem várias etapas e exige muita organização tanto na hora de implementar o método quanto para dar continuidade nas análises. 

São várias fases, como análise, geração de relatórios, ajustes, comunicação, gerenciamento e outras coisas que exigem agilidade e precisão para tomar decisões com muita coerência e assertividade. Assim, o uso de tecnologias qualificadas pode ser útil para a empresa. 

Usando tecnologia, você ganha visibilidade e controle dos gastos do negócio, reduzindo as despesas e com melhor gestão, ganha tempo para contabilidade ter um papel estratégico e diminui significativamente o tempo na análise de despesas, categorizações e agendamento de pagamentos.

Tenha em mente que o controle financeiro é o coração de qualquer negócio, por isso conheça e cuide do dinheiro da sua empresa. Isso contribui para que ela continue operando bem, desenvolvendo sua estrutura e crescendo por bastante tempo!

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Perguntas frequentes sobre controle financeiro empresarial

  • Como fazer o controle financeiro de uma empresa?
  • O primeiro passo é escolher a ferramenta que você vai usar. Depois, liste todas as suas fontes de renda e despesas fixas. Em seguida, divida os gastos por categorias. Por fim, é só inserir os dados e fazer as análises pertinentes. 

    Saiba como adotar boas práticas na hora de de fazer o controle financeiro

  • O que é o controle financeiro de uma empresa?
  • O controle financeiro se trata de acompanhar e analisar sistematicamente a realidade financeira de uma empresa, por meio de diversos recursos, como relatórios financeiros, fluxo de caixa, movimentações de entrada e saída, despesas fixas, entre outros. 

  • Quais as principais ferramentas para controle financeiro das empresas?
  • Existem várias ferramentas de controle financeiro empresarial no mercado, uma delas é a Conta Simples, totalmente gratuita. 

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