Sistema de gestão empresarial: como escolher?

A tecnologia e a transformação digital vieram para revolucionar de vez a forma como as empresas lidam e fazem a gestão do seu negócio.

Afinal, com a era digital, surgem diversas ferramentas e sistemas de gestão empresarial, que podem otimizar processos e aumentar a produtividade das organizações, de qualquer porte e de diferentes setores do mercado.

Imagina que, há alguns anos, empreendedores e gestores financeiros tinham que lidar com diversos dados de maneira desordenada e por meio de ferramentas analógicas, que impossibilitavam os setores de ficar na mesma página quanto à realidade da empresa.

Hoje em dia, isso já não existe mais, uma vez que as empresas podem contar com o auxílio da tecnologia para automatizar processos antes burocráticos e fazer o cruzamento de informações de diversas áreas, para traçar planos de ação e, dessa forma, deixar seus times mais livres para focar em decisões estratégicas para o negócio.

Quando o assunto é a gestão empresarial da área financeira, ações rotineiras, como fluxo de caixa, emissão de nota fiscal, entre outras, tornam-se muito mais ágeis e seguras. 

Por isso, vamos explicar a seguir como a empresa pode se beneficiar desse sistema e dar dicas que vão ajudar a escolher a alternativa ideal para o seu negócio. Pronto para começar?

O que é um sistema de gestão empresarial?

Também conhecido como Enterprise Resource Planning (ERP), um sistema de gestão empresarial consiste em uma ferramenta desenvolvida para facilitar a gestão dos recursos de um negócio, por meio da integração das informações coletadas de diversos setores da empresa. Em resumo: auxilia gestores e empreendedores a administrar os processos internos e traz mais transparência à gestão da organização como um todo.

E como isso acontece? 

Um sistema de gestão empresarial centraliza todos os dados coletados da empresa, desde informações financeiras, a movimentações relacionadas à logística, em uma única plataforma digital, facilitando o compartilhamento de dados do negócio entre os setores e trazendo mais credibilidade à operação da empresa, já que evita que informações sejam armazenadas em duplicidade, por exemplo.

Com essa ferramenta, a empresa consegue centralizar as informações em uma base de dados única e íntegra. Assim, os setores passam a trabalhar melhor, automatizando processos que antes tomavam muito tempo e coletando relatórios com informações valiosas, que podem auxiliar a gestão corporativa como um todo e, consequentemente, as tomadas de decisão estratégicas.

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Confira alguns exemplos de processos corporativos rotineiros que se tornam muito mais simples com o auxílio de um sistema de gestão empresarial: 

• emissão de notas fiscais;
• contas a pagar;
• contas a receber;
• emissão de relatórios.

Benefícios do sistema de gestão empresarial para o seu negócio

No tópico anterior, vimos algumas vantagens de implantar um sistema de gestão empresarial no seu negócio.

Sobre os benefícios da ação de um sistema de gestão empresarial, Beatriz Machnick, CEO da BM Finance Group e professora e consultora em gestão Financeira, afirma:

“Existem dois pontos cruciais da adoção de um sistema de gestão empresarial, com os quais o negócio pode se beneficiar: segurança da informação e precisão da informação.

Principalmente, quando se refere a informações ligadas à tomada de decisão, como, por exemplo, números financeiros. Dependendo do tamanho da operação da empresa, ter um melhor uso dos recursos, do tempo do time, não será possível para o gestor se ele não for capaz de gerenciar indicadores. A única forma de fazer isso é medindo, e o sistema ajuda justamente na medição da informação.”

Antes de entrarmos nas dicas práticas que vão auxiliar a escolha da solução ideal para sua empresa, vamos conhecer mais formas de se beneficiar dessa ferramenta poderosa.

1. Transparência entre as áreas:  como já falamos, o sistema de gestão empresarial reduz o ruído entre os setores da empresa, melhorando a comunicação e trazendo mais transparência à gestão como um todo.

   Dessa forma, há menos riscos das informações se perderem no meio do caminho e todos passam a ter conhecimento do que é estratégico e valioso para tomar decisões assertivas;

2. Insumos para as tomadas de decisão: com as informações armazenadas e disponíveis para a gestão, é possível ter uma visão mais realista dos resultados da empresa, perfil de clientes, entre outros aspectos;
3. Aumento da visão estratégica: uma vez que a gestão de dados se torna mais simples e ágil, os times conseguem focar seu tempo em ações estratégicas e alinhadas às metas corporativas; 
4. Redução de custos: uma ferramenta de gestão empresarial facilita (e muito!) a identificação de despesas administrativas e operacionais, proporcionando aos gestores a visibilidade necessária para reduzir os custos e aumentar a lucratividade do negócio. 

Agora que já conhecemos os benefícios, vamos às dicas práticas para escolher a solução ideal para o seu negócio.

Como escolher a solução ideal?

Apesar de ser uma ferramenta estratégica para as empresas, a escolha do sistema de gestão empresarial ideal para o negócio pode ser bastante desafiadora. Por isso, vamos dar dicas importantes para guiar gestores e empreendedores nessa missão. 

Antes de mais nada, é necessário conhecer a fundo o momento da empresa e suas principais dores. Nessa etapa, algumas perguntas norteadoras são: 

• Qual a complexidade do trabalho desenvolvido na minha empresa?
• Qual o orçamento disponível para a contratação da ferramenta?
• O parceiro escolhido oferece algum suporte?

Nesse sentido, também é fundamental levar em consideração o porte da sua empresa, pois a escolha do sistema de gestão empresarial vai depender muito da robustez da sua operação.

Então, se você possui uma pequena empresa e com poucos recursos, não há necessidade de contratar um sistema que ofereça soluções tão avançadas, que seu time nunca irá utilizar.

“O principal ponto que o empresário precisa focar, na hora de decidir qual sistema escolher, é a praticidade. Se o sistema é prático, simples e objetivo para a realidade do negócio. Isso, levando também em consideração a fase em que a empresa se encontra.

Vale ressaltar que um ótimo sistema de nada vale sem a alimentação de dados, e é por isso que essa praticidade, objetividade e clareza são fundamentais.

Nesse sentido, não é o sistema mais robusto ou mais caro que vai fazer sentido para a empresa, mas aquele que, de acordo com a fase e porte da empresa, conseguir extrair as informações que ela necessita para sua gestão”, lembra Beatriz.

E quando o assunto é a escolha de uma ferramenta que auxilie, sobretudo, o time financeiro da sua empresa, existem outros aspectos que também precisam ser levados em conta.

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Algumas soluções presentes no mercado ajudam muitas empresas da nova economia a colocar ordem no financeiro e a ganhar tempo, já que facilitam a visibilidade dos gastos e controlam melhor como os centros de custo estão administrando o orçamento.

Uma delas é a Conta Simples, uma plataforma de gestão de despesas que une conta corrente e múltiplos cartões corporativos.

Com ela, sua empresa consegue:

• Realizar pagamentos;
• Enviar e receber transferências com segurança;
• Ter mais visibilidade sobre os gastos da empresa, dando autonomia para os outros times e liberando o financeiro para focar em ações estratégicas, sem perder tempo com burocracia. 

Assim, ela proporciona um gerenciamento de despesas mais organizado e controlado, que facilitará a gestão financeira na sua empresa.