Tudo sobre o software de gestão de despesas nas empresas

Os gestores financeiros da nova economia já sabem: por que gastar tempo precioso do time com tarefas exclusivamente operacionais se já é possível adotar soluções digitais? Times financeiros cada vez mais estratégicos estão automatizando processos e concentrando energia naquilo que move o negócio.

Caberá ao software de gestão de despesas dar conta dos processos financeiros rotineiros, num contexto em que o banco faz muito mais do que oferecer conta corrente, TED e DOC.

O que é gestão de despesas?

Gerir despesas corporativas é monitorar, controlar e analisar os gastos administrativos de uma empresa. A boa gestão também se preocupa com a redução de despesas no processo, sem comprometer a qualidade do produto ou serviço oferecido.

Por que é importante?

Entender o onde, o como e o porquê de cada gasto é fundamental pra saúde financeira de uma empresa. Só assim o responsável pelas finanças tem clareza sobre o comportamento de gastos e consegue trabalhar em prol de uma gestão estratégica.

O que é uma gestão de despesas estratégica?

A estratégia por trás da gestão de despesas está em planejar e implementar políticas e procedimentos pra controlar os gastos corporativos, modificando o comportamento de gastos da empresa, evitando compras desnecessárias e reduzindo perdas no processo.

Processos gerenciais financeiros

A gestão de despesas é parte fundamental de um processo maior: a gestão financeira. O gestor que domina os gastos da empresa tem mais clareza sobre os outros processos envolvendo receita ou reserva financeira.

Segundo Rodrigo Tognini, CEO e fundador da Conta Simples, a rotina desse profissional é marcada por processos que demandam tempo e atenção:

• Folha de pagamento
• Fechamento de fluxo de caixa
• Conciliação bancária
• Workflow de aprovação
• Entre outros

Banco vs gestão de despesas

Qual é o papel do banco na gestão de despesas? Numa primeira análise, as empresas buscam bancos pra necessidades básicas — conta-corrente, transferência bancária. Pra Tognini, esses dias estão contados: “a conta-corrente, fazer o TED, o PIX, ela vai ser cada vez menos visível para o cliente, o cliente está dentro de um processo gerencial financeiro”.

O banco deverá ser a base desses processos de gestão financeira: “não dá para fazer isso só com conta-corrente, tem que ir além, tem que evoluir para um software”. É assim que os gestores financeiros da nova economia deixam de se preocupar com tarefas burocráticas — pagamentos, aprovações — e passam a concentrar atenção no que é estratégico: “vender, contratar, trazer mais receita, crescer a empresa”.

O que é um software de gestão de despesas?

O software de gestão de despesas é qualquer sistema que ajuda o gestor financeiro a controlar os processos gerenciais em torno dos gastos corporativos de forma fácil e rápida. Entre as funcionalidades mais comuns estão:

• Soluções pra aprovação e solicitação de gastos de forma simples;
• Dashboards e relatórios com informações das transações;
• Análises de despesas, categorização e agendamento de pagamentos.

Quando uma empresa deve começar a usar?

Digitalizar a gestão financeira traz benefícios pra empresas de qualquer porte e setor, mas pra startups em expansão a adoção é praticamente estratégica: quem está crescendo precisa organizar a casa e montar um balanço que será apresentado a bancos e investidores.

Para quem é o software?

Os cargos mais altos da empresa recorrem ao sistema pra obter dados que embasam decisões estratégicas. Na rotina do time financeiro, o software melhora o processo pra gestores (na determinação do orçamento) e pra outros colaboradores (que fazem compras e pagamentos no dia a dia). Contadores acompanham as movimentações, enquanto controllers buscam dado confiável pra relatórios.

Como usar cartões corporativos na gestão de despesas

Gerenciar cartões corporativos não precisa ser complexo — basta ter o parceiro certo. Veja como estruturar isso na prática:

Emita um cartão por centro de custo ou colaborador

Com a Conta Simples, ao emitir um cartão, o gestor indica o responsável e o teto de gastos mensal. Cada centro de custo pode receber um ou mais cartões pra finalidades diferentes — passagens aéreas, hospedagem, ferramentas de software — o que facilita identificar o destino da verba e enviar o extrato individualizado direto pro contador.

Crie perfis de usuário com permissões diferentes

Diferentes níveis de permissão permitem administrar a equipe de forma simples, com cada colaborador acessando só o que precisa pro trabalho dele.

Incentive a anexação de comprovantes no momento da compra

Em vez de concentrar a prestação de contas numa única pessoa depois do fechamento da fatura — com risco de comprovante perdido ou esquecido —, anexar o comprovante assim que a compra acontece facilita a conciliação bancária e tira esse peso do fim do mês.

Acompanhe todas as despesas com relatórios em tempo real

Decisão estratégica depende de dado confiável. Relatórios e análises categorizados por centro de custo, em tempo real, tiram o gestor da posição de só reagir ao que já aconteceu.

O software de gestão de despesas da Conta Simples

O software de gestão de despesas da Conta Simples surgiu, segundo Tognini, pra atacar uma dor pouco explorada pelo mercado: o olhar pros processos gerenciais financeiros da empresa, não só pra conta-corrente.

O sistema nasceu do contato próximo com o cliente. A dor inicial era a necessidade de uma plataforma de cartões corporativos; depois, a fintech passou a olhar pra gestão de despesas como um todo — indo até as empresas entender como faziam folha de pagamento e conciliação bancária.

Na Conta Simples, o software faz parte de um tripé com a conta-corrente digital e a plataforma de cartões corporativos — uma solução integrada que dá autonomia ao time financeiro sem perder controle e visibilidade de cada processo em tempo real.

Perguntas frequentes (FAQ) sobre gestão de despesas