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Exame & Conta Simples: descentralizar para controlar melhor os gastos com cartão corporativo

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Head of Finance da Exame conta como a gestão de despesas ganhou agilidade e inteligência com a Conta Simples

 

RAIO-X: EXAME

  • Setor: Mídia e educação
  • Tamanho:  150-200 funcionários
  • Investimento: Comprada pelo BTG Pactual
  • Stack financeiro: Conta Simples e Vindi

 

Desde 2020, quando foi adquirida pelo BTG Pactual, a Exame vem crescendo exponencialmente como hub de conteúdo e educação financeira. Uma das maiores media techs da América Latina, a empresa tem hoje cerca de 20 milhões de usuários no site por mês e, com novas frentes surgindo, já emprega mais de 200 pessoas. A escalada, claro, trouxe novas demandas de despesa para as equipes, em especial transações com cartão corporativo.

O departamento financeiro da Exame passou, então, a perceber uma necessidade de controlar melhor os gastos e o orçamento de cada área. Bloqueio de cartão, falta de visibilidade e compras sem dono eram alguns dos problemas recorrentes, que acabam virando uma bola de neve à medida que a empresa cresce.

A solução foi descentralizar os pagamentos com múltiplos cartões corporativos. “Temos 8 áreas usando os cartões da Conta Simples. Fazer a segregação manual de uma única fatura é trabalhoso. Poder segregar para o fechamento financeiro facilita muito. Funciona melhor com a possibilidade de ter um cartão para área”, conta Victor Gatti, Head of Finance na Exame.

Com a Conta Simples, Gatti pôde categorizar as despesas no cartão de crédito por centro de custo, facilitando a operação e economizando horas no fechamento. A solução foi criar um cartão virtual por departamento. Dessa forma, o head de cada setor tem acesso e autorização para fazer as transações necessárias, descentralizando os pedidos para o financeiro. “A responsabilidade passa a ser do dono da área. Ele é dono de uma fatura, mas tem um bugdet. É o divirta-se com limite”, brinca o head of finance.

 

Autonomia para as equipes sem perder o controle 

Centralizar todos os gastos não é necessariamente o melhor caminho. Ter apenas um cartão para todas as transações da empresa pode gerar muitos problemas para o próprio financeiro, que se depara com os chamados “gastos fantasmas” no fim do mês. Na fatura, com inúmeras linhas, é difícil identificar o dono de cada transação, sem contar os serviços que não são mais usados, mas seguem sendo pagos (afinal, muitas vezes, o cartão continua cadastrado mesmo que o serviço não esteja em uso). 

Outro problema de manter um único cartão é ter que trocá-lo em todas as ferramentas, caso haja algum problema. Se houver bloqueio, por exemplo, vários serviços podem parar, o que prejudica a operação da empresa. Por questões como essas, múltiplos cartões corporativos têm sido uma escolha cada vez mais comum. 

Exame & Conta Simples: descentralizar para controlar melhor os gastos com cartão corporativo

Com uma plataforma de múltiplos cartões corporativos, a Exame trouxe mais inteligência para o departamento financeiro: “O meu trabalho passa a ser reportar o realizado versus o orçamento. O head da área tem controle do que faz, sabe se estourou o orçamento, tem a liberdade de fazer a compra ou não”, completa Gatti.

Descentralizar as transações em múltiplos cartões, proporcionando liberdade aos setores da empresa, ajudou a organizar melhor as despesas. E isso não significa menos controle por parte do time financeiro, que consegue acompanhar em tempo real, pela plataforma da Conta Simples, as transações de cada centro de custo e o uso dos orçamentos

Para evitar o estouro de orçamento das áreas, uma funcionalidade é extremamente importante nessa operação: o teto de gastos. Gatti consegue definir o limite de cada cartão, para que os responsáveis não ultrapassem o teto que a empresa determinou.

Além disso, bloqueios de ferramentas ou serviços não são mais uma dor de cabeça do financeiro, já que o saldo em conta é o que define o limite global dos cartões corporativos. 

 

“Dar autonomia não significa que não estou olhando e controlando. Ganhamos em controle e autonomia. Meu time fica mais livre para fazer o que importa”, enfatiza Victor Gatti, Head of Finance da Exame. 

De ferramentas à mídia paga: faturas categorizadas para a conciliação

A Exame usa os cartões corporativos da Conta Simples para todos os pagamentos de ferramentas e serviços on-line, inclusive as internacionais. A maioria dos gastos é com mídia paga, como Facebook e Google Ads. As campanhas são divididas por produto para facilitar a operação e cobradas nos respectivos cartões.

Exame & Conta Simples: descentralizar para controlar melhor os gastos com cartão corporativo

“Uso a Conta Simples para tudo. É zero trabalho na conciliação. A gente pega extrato e joga para a área direto. Não tem discussão se o gasto é da área ou não”, conta Gatti. As faturas são geradas com as categorias criadas pelo financeiro, o que simplifica o processo de conciliação bancária.

Para o Head of Finance da Exame, a adesão à Conta Simples facilitou muito a operação. Ele resume em uma palavra o principal ganho: “controle”. O departamento financeiro ganhou mais horas de trabalho com o que é importante e confiança nos dados que analisa.

A Conta Simples oferece uma nova experiência de gestão de despesas com uma plataforma de múltiplos cartões corporativos e conta digital PJ completa. Desenvolvida para empresas da nova economia, permite um melhor controle de gastos e aumenta a eficiência na operação.

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