Em crises, como a vivida recentemente com a pandemia de COVID-19, fica evidente a necessidade das organizações entenderem o que é plano de contingência financeira empresarial e como elaborá-lo.
Isso porque nenhuma empresa do mundo está imune a crises. O mundo corporativo está sempre sujeito a riscos que até podem ser previstos e evitados, mas situações inesperadas também acontecem e uma atuação rápida é necessária para minimizar as consequências negativas.
Por isso existe o plano de contingência. Com ele, é possível tomar decisões mais seguras e eficientes para prevenção e enfrentamento de crises inesperadas. Sua empresa já tem essa estratégia pronta? Se ficou em dúvida, siga a leitura e entenda mais sobre o assunto!
O que é um plano de contingência financeira?
O plano de contingência financeira serve para identificar os piores cenários que uma empresa pode atravessar. Com isso, os impactos negativos podem ser mitigados e a resposta para controle de crise ser mais rápida e eficiente.
Para a elaboração de um plano de contingência, uma consultoria pode ser contratada para esse propósito específico. No entanto, o mais comum é que a própria empresa colete e analise os dados, entregando-os para gestores e executivos que discutem estratégias.
Geralmente, uma organização desenvolve os planos de contingência financeira para cada risco identificado e selecionado como provável. Dessa forma, quando ocorrer uma crise, ele é usado como manual.
Qual a importância de um plano de contingência?
Este documento é desenvolvido para avaliar, uniformizar, orientar e treinar as ações para o controle e combate às situações adversas que podem acontecer na empresa. O plano de contingência financeiro também trabalha para manter a normalidade e evitar que os efeitos da crise sejam ainda mais graves.
Um dos maiores benefícios do plano de contingência é manter o equilíbrio financeiro e as operações comerciais funcionais mesmo em situações críticas. Outras vantagens incluem o controle emocional, já que um planejamento antecipado reduz o estresse frente a um problema real.
Como elaborar um plano de contingência financeira empresarial?
Cada planejamento é único e específico para a realidade da empresa, mas existem alguns passos básicos que devem ser seguidos por qualquer negócio para o desenvolvimento de um bom plano de contingência. Veja a seguir!
1. Organize uma comissão de gestão de crise
O primeiro passo ao iniciar um plano de contingência é a formação de um comitê de gestão de crise, composto por profissionais capacitados para desenvolver e aplicar métodos para a resolução de problemas. Se possível, inclua os colaboradores no processo. Eles podem trazer experiências reais do que já vivenciaram.
2. Observe os riscos
Após a montagem da equipe, a comissão precisa preparar uma análise de riscos que incluirá o impacto nas atividades da empresa frente a crises, como desastres naturais e erros técnicos e humanos.
Mas não para por aí: também é necessário observar constantemente as ações operacionais de todos os setores da empresa e obter os respectivos indicadores de desempenho, que mostrarão quais são as melhorias a serem desenvolvidas em cada área.
Para cada processo identificado, é preciso avaliar o impacto que uma falha naquele setor representa para a empresa, conside, inclusive, os processos derivados daquele. Dessa forma, são determinadas as prioridades.
3. Determine estratégias de recuperação
Com os indicadores de desempenho, em seguida é necessário desenvolver estratégias eficientes para solucionar os problemas apontados. É importante pensar em planos fáceis de serem colocados em prática, para que a crise seja controlada com a maior celeridade possível.
4. Registre o guia do plano de contingência
Agora, reúna tudo que foi feito até agora em um só documento. Prepare índices para os principais pontos e detalhe a localização da definição dos problemas, soluções imediatas e o que pode ser feito para que não aconteça novamente.
5. Faça testes e revisões
Um grande erro é deixar o plano de contingência financeira empresarial encostado e só lembrar dele em momentos de crise. É essencial que todas as estratégias elaboradas sejam testadas e atualizadas de acordo com as necessidades da empresa.
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