Plano de contas: Saiba como criar um para sua empresa

Todas as empresas precisam de um plano de contas. Ela serve para monitorar o seu financeiro, saber quais investimentos podem ser feitos, todas as transações realizadas, custos fixos, variáveis e principalmente a lucratividade.

Também conhecido como plano contábil, o plano de contas possibilita criar uma base padronizada, além de registrar e classificar as operações. Isso vai facilitar todos os processos contábeis, que ao gerar relatórios já terão mais clareza do que precisa ser feito.

O que é um plano de contas?

É uma ferramenta de controle da gestão financeira de uma empresa, com a finalidade de tornar os processos contábeis mais eficientes e com uma estrutura que facilite os registros e conferências das contas. 

Ter um controle de custos detalhado é fundamental. Alguns exemplos do que deve ser incluído no seu plano de contas:

Investimentos;

Salários;

Gastos com energia e água;

Aluguéis (escritório e/ou equipamentos);

Benefícios;

Cartão de crédito; e

Internet.

Assim, os gastos podem ser divididos, também, em despesas fixas ou variáveis. Ao separar desse jeito, você deixa bem alinhado do que se trata cada conta, os valores, data de vencimento e pode acrescentar as informações de acordo com a sua necessidade.

Como criar um plano de contas para a sua empresa

É importante contemplar todas as dicas a seguir, para aplicar o plano de contas no seu negócio, realize testes, crie modelos e coloque-os em ação. Confira!

Defina a estrutura do plano de contas

É preciso escolher quais contas serão monitoradas, definir categorias, subcategorias, além dos custos variáveis e fixos, pode acrescentar ativo, passivo, receitas, despesas, entre outras.

Também pode incluir contas bancárias, contas a receber, contas a pagar, despesas operacionais, receitas de vendas, investimentos e lucros.

Crie um manual de contas

Tenha um documento em formato de manual, para que o plano de contas possa ser cada vez mais aprimorado em todos os setores da empresa. Algo objetivo e com linguagem simples.

Revise e ajuste o plano de contas periodicamente

É importante sempre fazer conferências e ajustes no plano de contas, para que os valores sejam sempre atualizados. Vale criar um plano para cada mês e ano, assim não há confusões e permite que o monitoramento seja mais preciso.

Realize revisões periódicas no plano de contas, ajustando-o conforme as necessidades e evolução da empresa. Mantenha o plano de contas sempre atualizado e alinhado com a estratégia e os objetivos do negócio.

Faça relatórios

Dá para conferir quais meses tiveram mais entradas e saídas, quando precisar de corte de custos, é possível verificar quais áreas podem ter essa redução, como também pode verificar quais precisam de mais investimento.

Por meio disso, pode gerar relatórios mensais, semestrais e até anuais para ver a evolução financeira da empresa. Isso ajuda com a captação de novos investimentos, fornecedores e até parcerias.

Tenha uma conta PJ com multicartões

É importante que a conta bancária também seja organizada, já pensou em ter um cartão para cada gasto da sua empresa? Com os limites controlados para que nenhum setor ultrapasse o valor proposto.

Pode criar um plano de contas só para os cartões corporativos e a conta PJ, e ainda ter acesso a uma plataforma de gestão financeira que vai facilitar o preenchimento dos seus relatórios, auxiliar no monitoramento e ter mais definidas as entradas e saídas do caixa.

Organize as contas de acordo com a estrutura do plano de contas da empresa, agrupando as contas relacionadas e numerando-as de forma sequencial para facilitar a identificação e o registro das transações..

Leia também: Cartão de crédito PJ: Vale a pena ter um cartão empresarial?

Vantagens de ter um plano de contas:

O plano de contas financeiras faz a organização e categorização das transações, deixando mais estruturado e fácil de entender.

Permite a elaboração de relatórios financeiros mais precisos e detalhados, o que ajuda na tomada de decisões mais estratégicas;

Ajuda a identificar possíveis erros ou fraudes nas transações financeiras, por meio da conciliação e verificação das contas;

Facilita a auditoria financeira, uma vez que as contas estão organizadas de forma padronizada e hierarquizada;

Permite o acompanhamento mais eficiente do desempenho financeiro da empresa ao longo do tempo, facilitando a identificação de tendências e oportunidades de melhorias.

Com um plano de contas bem estruturado e atualizado, sua empresa terá maior controle sobre suas finanças, facilitando a tomada de decisões e o planejamento financeiro. Não deixe de investir tempo e recursos na criação e manutenção do plano de contas, pois ele será um instrumento fundamental para o sucesso da sua empresa.