“É hora de conter nossos gastos!”, “precisamos rever as despesas da casa”, “é necessário avaliar nossas contas”: você com certeza já ouviu ou proferiu alguma dessas frases antes. Isso porque contenção de gastos é um assunto bem frequente na rotina de muitas empresas. Afinal, de uma forma geral, isso nada mais é que o processo de controlar despesas a fim de alcançar um novo objetivo ou apenas reduzir dívidas.
Mas, você sabe a importância que uma boa contenção de gastos pode impactar na rotina de uma empresa?
O que é contenção de gastos
Contenção de gastos é basicamente toda a estratégia e todo o processo pensado para reduzir despesas e controlar custos. Essas medidas geralmente são adotadas a fim de economizar, estabilizar as finanças ou alcançar objetivos financeiros.
Qual a importância da contenção de gastos
Além de ser um esforço consciente a fim de gastar menos e de forma eficiente, a contenção de gastos é importante para criar uma vida saudável nas finanças de um modo geral. Uma vez que uma empresa possui estabilidade econômica, o processo de alcançar metas financeiras e outros objetivos de longo prazo, como crescimento, se torna muito mais fluido e leve.
Quais são os tipos de despesas?
Na rotina de uma empresa podemos dividir as despesas por categoria: fixas, variáveis, investimento, emergenciais… Tudo depende do contexto financeiro que está sendo considerado, mas em termos básicos podemos separar em:
Despesas fixas: Como o próprio nome diz, são despesas que possuem recorrência. Numa empresa, essas despesas incluem contas de água, eletricidade, aluguel (se tiver) entre outras como tributos, salários dos funcionários, limpeza e outros gastos.
Despesas variáveis: São despesas que podem, como o nome explica, variar de um período para o outro, tanto em seu valor quanto em sua recorrência. Em empresas que enviam funcionários para viagens a trabalho, por exemplo, gastos com aplicativos de transporte, hospedagem e alimentação são alguns tipos. Aparições em conferências, eventos e assembleias também podem ser consideradas como despesas variáveis, já que exigem custos de deslocamento tanto para os gestores quanto para os funcionários.
Despesas de investimento: Esses são aqueles objetivos futuros que são dedicados um valor que não haverá retorno imediato, mas mais para frente. Retorno este que não precisa necessariamente ser financeiro, mas algo como: um curso ou workshop para uma equipe, compra de ações, ampliação de um escritório a fim de aumentar a produtividade de um time, etc.
Despesas emergenciais: Aquelas que aparecem sem avisar e precisam de pagamentos imediatos. Reformas imprevistas, reparos em automóveis e equipamentos, alguma multa inesperada, entre outros.
Como fazer um plano de contenção de gastos?
Agora que tudo já foi explicado, a pergunta que não quer calar é: e como colocar tudo isso em prática e estar preparado para qualquer emergência que possa vir? E é claro, para investimentos futuros quando necessário?
Analise indicadores: esse é o primeiro passo e é o que vai dar o norte para todo o resto do processo. Analisar o cenário de finanças atual é o que fará com que a empresa caminhe para um cenário saudável financeiro. Comece por extratos bancários e faturas, justamente para entender onde o dinheiro está sendo destinado mês a mês.
Compare as informações: Analisar o que muda mensalmente, o que varia e o que permanece. Essa parte é importante justamente para catalogar o que é visto como essencial e o que não é dentro de uma companhia. A partir daí, é possível estabelecer limites de gastos variáveis, e também criar um fundo de emergência.
Converse com outros gestores: Trocar experiências é sempre uma ótima forma de aprender novas dicas, truques e estratégias para aprimorar a disciplina e criar uma nova rotina de administração financeira.
Crie políticas: Identificar os objetivos, definir diretrizes claras e estabelecer os procedimentos são algumas das etapas do processo de planejamento que a própria empresa irá criar para tornar toda essa estratégia a mais fluida possível. Crie uma rotina própria, analise o que funciona ou não com base em experiências e em testes, e passe para frente o que for funcional.
Faça o planejamento: Nada funciona sem um roteiro, então crie um planejamento inicial que faça sentido para o momento financeiro atual tanto de sua empresa. Estabeleça um objetivo final (ou vários) e pense em etapas para conseguir alcançá-lo, traçando uma linha do tempo e pessoas envolvidas nele.
Comunique a equipe: Quando todos trabalham juntos, as metas são atingidas de maneira mais fluida e mais depressa. É importante alertar seu time que agora a empresa tem um objetivo final, e para o mesmo ser alcançado, é necessário a colaboração de todos os envolvidos.
Treine o time: E é claro, mostre o planejamento, ensine sobre seus processos e observe atentamente como cada um pode contribuir para que a meta seja cumprida.
Como o Conta Simples pode te ajudar na contenção de gastos?
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