Guia definitivo do cartão corporativo: entenda tudo sobre o tema

Manter o controle das finanças da empresa é um dos principais desafios de quem gerencia uma empresa, entenda como um cartão corporativo vai te ajudar.
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Quando se discute sobre as melhores estratégias para uma boa gestão financeira, o assunto cartão corporativo surge como uma pauta relevante. 

Isso porque manter o controle das finanças da empresa é um dos principais desafios de quem vai empreender ou gerir uma empresa, e essa ferramenta pode ser uma grande aliada nessa missão.

O cartão corporativo, por si só, já traz inúmeras vantagens às empresas ao eliminar a burocracia e auxiliar na descentralização das despesas. 

Além disso, ajuda a suportar a transformação digital vivida no mercado, facilitando o acompanhamento de gastos das equipes em tempo real e a categorização por centros de custo.

Neste conteúdo, você vai poder conferir as principais informações sobre cartões corporativos, para sanar todas as dúvidas e entender de vez como esse recurso pode auxiliar na gestão do negócio. Acompanhe!

Cartão Corporativo

O que é cartão corporativo?

Cartão corporativo nada mais é do que um cartão disponibilizado pelas empresas em que os funcionários podem utilizar para pagamentos relacionados ao funcionamento do negócio, sejam eles diretos ou indiretos. 

Assim como um cartão de débito, crédito ou pré-pago que é utilizado por uma pessoa física, a versão para empresas também conta com limite de gastos ou fatura, cobrança de anuidade e etc.

Nesse tipo de cartão, a empresa pode tanto determinar que ele seja utilizado apenas por uma pessoa, como por vários outros colaboradores. Tudo depende das necessidades da organização, suas políticas internas e o formato seguido de gestão de despesas.

Independentemente do porte ou da área de atuação da companhia, o principal objetivo aqui é tornar a rotina de gastos corporativos mais simples e proporcionar um maior controle financeiro

Assim, a gestão tende a trabalhar de forma bem mais transparente, permitindo uma visão mais ampla e estratégica das finanças.

Outra vantagem de adotar o cartão corporativo é a redução da burocracia para que os pagamentos sejam feitos e os processos fluam de maneira mais ágil nas mais diversas áreas do negócio, trazendo mais rapidez sem perda de controle da situação.

Quais os tipos de cartões para empresas existem?

No mundo das pessoas jurídicas (PJ), existe uma grande variedade de cartões corporativos. 

Eles podem variar de acordo com o porte do negócio, ter uma mecânica de funcionamento mais organizada e simples e até mesmo ser isentos de anuidade.

Basicamente, eles apresentam duas funções: a de débito e a de crédito. Na função débito, os valores são debitados assim que os pagamentos são realizados. 

Já no cartão de crédito PJ, os valores são listados em uma fatura mensal que deve ser paga no dia acordado como vencimento. 

Vale ressaltar também que, na era digital, as empresas contam ainda com recursos para além dos cartões físicos, passando a utilizar cartões virtuais, que são opções ainda mais seguras para compras online.

Antes de escolher o cartão corporativo ideal para o seu negócio, é necessário levar em consideração também o tamanho e, claro, o perfil de gastos da empresa. 

Cartão pré-pago empresarial

O cartão pré-pago empresarial apresenta uma característica bastante específica: o limite do cartão é estabelecido pelo administrador da conta. Assim, é possível ter mais controle sobre as despesas e estipular o próprio teto de gastos. 

Geralmente, esse tipo de cartão também oferece a possibilidade de criar múltiplos cartões para serem distribuídos por centros de custo e facilitar ainda mais a rastreabilidade das despesas.

Na Conta Simples, por exemplo, é assim e não é preciso carregar individualmente cada cartão, pois o limite está atrelado ao saldo em conta. 

Outro ponto positivo do sistema é que dá para limitar o gasto mensal de cada cartão criado, para não ser surpreendido com qualquer valor excessivo.

A mecânica funciona assim: se o seu saldo em conta é de R$1.000,00, e você limitar o gasto do cartão para R$600,00. Se atingir mais do que R$600,00, mesmo tendo saldo em conta, não vai ser possível fazer mais transações nesse cartão. 

Dessa forma, as transações financeiras ficam ainda mais simples, favorecendo um maior controle de gastos.

Vantagens do cartão corporativo pré-pago

Com o cartão pré-pago empresarial, é possível realizar os mais diversos pagamentos, seja de assinaturas de ferramentas, despesas com viagens dos colaboradores, ou até mesmo aquele material de escritório que a equipe está demandando. 

Ou seja, ele agiliza os processos dentro da empresa dando autonomia para as pessoas, sem deixar o financeiro de cabelo em pé (já que é possível acompanhar o que está sendo gasto pelos setores).

Cartão virtual corporativo

O cartão virtual corporativo é uma modalidade de cartão, assim como o cartão corporativo físico em que podem ser realizadas transações financeiras vinculadas a uma conta. 

A diferença dele para o físico está justamente no fato de eles possuírem números diferentes dos físicos.

Uma característica importante do cartão virtual corporativo é que ele está ligado a um cartão principal e é conhecido por ser mais eficiente para evitar fraudes.

O formato permite uma vantagem relevante nos dias de hoje que é estar disponível na palma da mão (no aplicativo do cartão) e em qualquer lugar. 

Além disso, ele também possibilita acompanhar as transações financeiras de forma rápida e em tempo real.

Em muitos casos, ele é oferecido de forma gratuita para as empresas, como na Conta Simples, por exemplo. 

Cartão de crédito empresarial

O cartão de crédito empresarial também é utilizado por muitos negócios para facilitar o dia a dia de gastos. 

O único ponto em que é preciso ter mais cuidado é que o controle financeiro em tempo real fica um pouco mais complexo de se administrar com esse tipo de cartão.

Como os gastos nem sempre são registrados imediatamente após eles acontecerem, pode haver algumas surpresas no fim do mês com o acesso ao fechamento da fatura.

5 maneiras de gerenciar os gastos com cartão corporativo

A gestão inteligente do cartão corporativo é fundamental para otimizar o controle financeiro de um negócio. 

Afinal, sem acompanhar de perto os gastos e sem uma ampla visão do fluxo de caixa, a empresa corre o risco de ficar no vermelho e cometer erros no planejamento financeiro.

Pensando nisso, selecionamos 5 dicas que podem auxiliar nesse processo dentro do seu negócio. Confira!

1. Gere múltiplos cartões corporativos

Você sabia que ter múltiplos cartões corporativos pode ser bastante vantajoso para eliminar a burocracia e descentralizar a gestão de despesas? 

Isso mesmo! Com múltiplos cartões, você não precisa parar alguém do financeiro para fazer qualquer tipo de pagamento que seja da necessidade de outras áreas da empresa e tem os processos rodando de uma forma mais ágil. 

Outro benefício dos múltiplos cartões é rodar com uma gestão muito mais organizada, já que os gastos podem ser categorizados e inseridos por centros de custo. 

Isso ajuda na visualização das despesas e na identificação de quanto está sendo gasto em cada setor. Dessa forma, acaba-se trabalhando de uma forma muito mais estratégica e verificando possíveis gargalos dentro da empresa como um todo.

2. Anexe comprovantes de pagamentos em seu sistema

Controlar os gastos com o cartão corporativo pode ser bastante desafiador. 

A principal razão para isso é que, normalmente, o responsável por essa tarefa só faz a prestação de contas dos gastos após o fechamento da fatura. Isso pode trazer uma grande dor de cabeça, já que os comprovantes podem ser perdidos ou até mesmo esquecidos. 

Por isso, uma boa prática a ser seguida aqui é anexar os comprovantes no sistema conforme as compras forem acontecendo. Isso facilita o processo e traz mais segurança ao usuário do cartão, que não precisará mais se preocupar em perder os comprovantes.

Na Conta Simples, essa funcionalidade é muito fácil de usar. Os clientes adoram, principalmente, porque ajuda na hora de fazer a conciliação bancária. 

3. Defina responsáveis por cada cartão gerado

Ao definir responsáveis para cada cartão corporativo gerado, sua empresa evita que o cartão fique sem dono e que algumas informações se percam. 

Ao vincular um cartão corporativo a uma pessoa específica do time, um ambiente de confiança e autorresponsabilidade é ainda mais fortalecido.

4. Configure um limite de gastos para cada cartão empresarial

Outra coisa que ajuda muito a gerenciar os gastos do cartão corporativo é estipular um teto de gastos para cada cartão. Isso traz mais tranquilidade para o time financeiro, já que os limites estão setados sem o risco de surpresas desagradáveis.

Nesse caso, o cartão corporativo pré-pago da Conta Simples faz muito sentido, com a transferência via Pix ou TED do valor que deverá ser utilizado pelas áreas.

5. Facilite sua conciliação bancária

A conciliação bancária é um processo que toma bastante tempo dentro do financeiro de uma empresa. Com ela, é possível ter uma maior visibilidade sobre a realidade do negócio, verificar os valores que entraram e saíram da companhia e traçar planejamentos futuros. 

Com o uso da plataforma da Conta Simples, essa atividade ficou muito mais fácil. No próprio extrato, é possível anexar e visualizar os comprovantes de pagamento, facilitando a vida de quem vai fazer a conciliação. Ou seja, tornando a gestão financeira mais inteligente e os processos mais eficientes.

Quais tipos de empresas podem ter um cartão corporativo?

Qualquer empresa, independentemente do porte e do faturamento mensal, pode adquirir um cartão corporativo ou empresarial. 

O ideal é entender as reais necessidades do negócio e procurar uma solução com menos burocracias e mais vantagens. 

O requisito principal para se ter um cartão corporativo é possuir uma conta PJ, vinculada ao CNPJ da empresa. Assim, empresas como startups, e-commerces ou grandes companhias podem ter um cartão corporativo.

Como fazer um cartão corporativo gratuito?

Para pedir um cartão corporativo, é necessário abrir uma conta PJ e se dirigir a uma agência bancária de sua preferência com os documentos solicitados. 

Alguns bancos exigem, ainda, que se apresente algum documento com a comprovação da solidez do negócio, tornando o processo de aprovação bem mais longo e burocrático.

Na Conta Simples, esse processo é muito mais prático, porque a solicitação de abertura de conta PJ é feita online, ou seja, sem sair de casa e ainda sem enfrentar filas. 

Para isso, basta que um dos sócios ou responsáveis pela empresa faça o cadastro no site da plataforma, siga cada um dos passos indicados e abra a conta PJ. 

É importante ressaltar que o cartão corporativo físico da Conta Simples é emitido automaticamente depois que o primeiro depósito de qualquer valor é feito em conta

O primeiro cartão físico é gratuito, basta fazer o primeiro depósito. Em até 12 dias úteis, o cartão estará no endereço de correspondência cadastrado no momento da abertura de conta. A partir do segundo cartão físico, é cobrada uma taxa de R$14,90 por unidade.

Como fazer um cartão corporativo virtual?

Para a criação dos cartões virtuais, existe um passo a passo específico. Veja a seguir como solicitar o seu cartão corporativo virtual na Conta Simples:

  1. Acesse a área de “Cartões corporativos” no aplicativo ou internet banking da Conta Simples;
  2. Clique em “Adicionar um novo cartão” e, em seguida, em “Quero adicionar um cartão virtual”;
  3. Defina a finalidade do cartão;
  4. Selecione uma categoria (aqui você pode clicar em “adicionar” para criar uma nova categoria, ou em “editar” categorias já existentes, ou em “sem categoria” para continuar com a criação do cartão virtual);
  5. Indique quem será o responsável pelo cartão;
  6. Estipule o teto de gastos do cartão ou clique em avançar.

Pronto! Você criou um cartão virtual da Conta Simples para fazer compras online.

Como escolher o melhor cartão empresarial para o seu negócio

Agora que você já sabe tudo sobre cartões corporativos, confira algumas dicas que podem ajudar você na hora de escolher a melhor opção para sua empresa:

1- Busque um parceiro com as menores taxas do mercado, pois, em geral, elas costumam ser altas;

2- Escolha um cartão corporativo que ofereça um aplicativo digital com acesso descomplicado, organizado e eficiente, para acompanhar os lançamentos sem perder os detalhes;

3- Preze por um bom atendimento e suporte, pois uma central de atendimento ágil e resolutiva faz toda a diferença na hora de esclarecer dúvidas e prestar auxílio diante das eventualidades.

Não sabe como usar os cartões corporativos no seu negócio?

Confira agora como os múltiplos cartões
ajudam no controle das despesas!