Todo fim de mês é a mesma rotina: caçar comprovante, cobrar nota, cruzar cartão com planilha, conferir despesa por despesa. Segundo o Panorama de Despesas Corporativas, que a gente produziu em parceria com a Visa, esse trabalho consome em média 21 horas por semana do time financeiro.
O problema nunca foi falta de esforço. É que a conferência sempre ficou por conta de quem já tinha o que fazer.
Foi sobre isso que a gente falou treinamento “Fechamento em 3 minutos: como acabar com a conferência manual de despesas“, que eu conduzi ao vivo no canal do YouTube da Conta Simples. A gravação completa está abaixo, e o passo a passo do que mostrei está logo na sequência.
Por que a gente decidiu fazer esse treinamento
A gente se chama Conta Simples porque acredita que a complexidade do financeiro é quase sempre desnecessária. Alguém aceitou que era assim em algum momento, e ficou assim.
Por isso abrimos uma série de treinamentos ao vivo, curtos e práticos, sobre os assuntos que mais travam o dia a dia de quem cuida do financeiro. A proposta é sempre a mesma: pegar o que parece complexo e mostrar que dá para ser simples.
Este primeiro foi sobre conferência de despesas, e é direcionado a gestores financeiros, controllers, coordenadores de FP&A e qualquer pessoa que responde pelo fechamento mensal da empresa.
O fechamento manual, etapa por etapa
Antes de mostrar a ferramenta, mostrei o caminho que quase todo time financeiro faz hoje:
- Exportar o extrato e ver quais foram as transações do período
- Montar a planilha de conciliação, com PROCV e busca gasto a gasto
- Identificar quem fez cada transação
- Verificar se existe comprovante vinculado
- Validar se aquele comprovante é mesmo uma nota fiscal
- Conferir se centro de custo e classificação estão corretos
- Resolver as divergências e cobrar as pessoas, uma a uma
São sete etapas manuais, repetidas transação por transação, todo mês. É assim que o banco tradicional faz você trabalhar: ele executa a transação e para por aí. O extrato sai, e a conferência fica com você.
A proposta do Banco Agêntico é inverter isso. Cada transação já chega carregada com o que você precisaria conferir depois, e a checagem acontece durante o mês, não na virada.
Não é um agente. São três.
Creio que essa foi a parte que mais surpreendeu quem estava conosco ao vivo no treinamento. O que a gente chama de Agente de Conferência são, na prática, três agentes rodando ao mesmo tempo a cada transação:
- Classificação e centro de custo: classifica a transação automaticamente e valida se o centro de custo está correto.
- Validação de nota fiscal: verifica se existe anexo e se aquele anexo é mesmo uma nota fiscal, não um recibo qualquer.
- Cobrança: aciona o colaborador com pendência durante o mês, sem esperar o fechamento.
E o ponto importante: cada um liga e desliga separadamente. Se a sua operação não exige nota fiscal em toda transação, você desativa o segundo. Se prefere centralizar a cobrança, desativa o terceiro. O agente se adapta ao formato da sua operação, e não o contrário.
O passo a passo para usar o Agente de Conferência
Olha só como é simples acabar com a conferência manual de despesas.
- Importe seu plano de contas
Esse passo não aparece em nenhum lugar, mas é o que define se o agente vai entregar 40% ou 95% do valor. Ele classifica com base no que a sua empresa cadastrou: centros de custo, categorias e fornecedores.
Se você tem tudo isso numa planilha ou no seu ERP, não precisa cadastrar um a um. Em Centro de Custos e Organização, você importa o plano de contas no formato em que ele já está, e o sistema faz a leitura e sobe tudo de uma vez.
No treinamento, essa importação subiu 10 centros de custo, 85 categorias e 30 fornecedores em uma ação. E o sistema avisa o que já existe em vez de duplicar.
O ganho colateral é grande: quando os nomes batem entre a Conta Simples e o seu ERP, acaba o de-para manual no fechamento. - Abra o agente e escolha o período
O Agente de Conferência fica no menu lateral, na parte inferior da plataforma. Ele abre no período mensal por padrão, mas não é travado: dá para fechar por semana, por semestre ou pelo intervalo que a sua operação usar.
Escolhido o período, ele já devolve o retrato. No exemplo do treinamento: 47 transações realizadas, 32 já conferidas. - Olhe só as pendências
Aqui está a inversão. Em vez de percorrer o extrato linha a linha, você olha apenas o que ficou pendente. O que está correto não pede atenção.
A tela agrupa as pendências por colaborador. Você abre a pessoa, vê as transações dela e resolve. No exemplo, o Eduardo tinha quatro pendências — numa delas, centro de custo, categoria e fornecedor estavam preenchidos, mas faltava a nota fiscal.
Cada transação carrega o histórico completo: quando foi realizada, quando foi classificada pelo sistema, o que aconteceu no caminho. Tudo auditável. - Agrupe do jeito que a sua operação funciona
Dá para trocar o agrupamento por centro de custo. Isso resolve os casos em que você já sabe como a área trabalha: se facilities sempre envia nota depois, você marca aquelas transações como conferidas e segue.
E quando o mês aperta, você cobra todo mundo de uma vez ou individualmente, direto da tela. - Envie as notas em lote
Voltou de viagem com um monte de nota acumulada? Seleciona todos os arquivos e sobe de uma vez. O sistema cruza data, valor e horário de cada nota com as transações do período e faz os vínculos sozinho.
Se algum vínculo não bateu, você tem duas saídas: trocar a transação manualmente, ou criar um reembolso para aquela nota, caso a transação não exista na plataforma. - O lado do colaborador
O colaborador vê apenas as pendências dele, não o extrato inteiro da empresa. E ele só pode enviar o comprovante, porque validar se a transação está conferida é papel do financeiro.
Ele também sobe notas em lote. Assim que envia, a IA já começa a validar.
Na prática, isso significa que boa parte das pendências se resolve antes de chegar ao time financeiro. - Feche
Se você prefere trabalhar pelo extrato, pode continuar: as transações já conferidas aparecem marcadas lá também. A ferramenta não obriga ninguém a mudar de tela. Ela tira trabalho.
O resultado de usar o Agente de Conferência da Conta Simples
Sete etapas manuais viram duas. Quarenta e cinco minutos viram três. E a meta é que mais de 95% das transações cheguem ao fechamento já conferidas, sem ninguém tocar.
O financeiro para de operar e passa a decidir.
Perguntas frequentes – conferência de despesas com o Agente de Conferência
É o processo de validar cada gasto da empresa antes do fechamento contábil: conferir se existe comprovante, se aquele comprovante é uma nota fiscal válida, se o valor bate com a transação e se o centro de custo e a categoria estão corretos. Feito manualmente, consome em média 21 horas por semana do time financeiro.
A automação acontece quando a validação deixa de ser uma etapa no fim do mês e passa a rodar no momento da transação. Na Conta Simples, o Agente de Conferência cruza cada gasto com a nota fiscal, classifica, valida o centro de custo e cobra o comprovante pendente durante o mês, sem que ninguém precise abrir uma planilha.
Não. Ele é nativo da plataforma e começa a operar assim que a primeira transação acontece. Não há exportação, integração externa nem configuração técnica. O único preparo recomendado é importar o plano de contas, para que a classificação use os centros de custo, categorias e fornecedores da sua empresa.
O agente não trava a transação: ele sinaliza a divergência. Uma compra de R$ 90 em um marketplace pode gerar três notas de R$ 30 de fornecedores diferentes. O sistema aponta a diferença de valor e deixa a decisão com o time financeiro.
Não. Ele assume a parte operacional — cruzar dado, classificar, cobrar comprovante — e devolve as exceções para uma pessoa decidir. Validar se uma transação está conferida continua sendo do financeiro. A tecnologia opera, o controle segue com você.
Não. Cada colaborador vê apenas as próprias pendências e só pode enviar o comprovante da própria transação. Marcar uma despesa como conferida é uma ação exclusiva do time financeiro.
Sim. A configuração fica no menu de integrações da plataforma, onde você acessa as opções da integração e faz o vínculo dos campos, incluindo o nome do fornecedor.
Sim, na classificação. Ele se adapta ao padrão das classificações feitas pelo seu time ao longo do uso. Esse aprendizado vale para a classificação das transações, não para o comportamento do agente como um todo.
Um cliente que conferia 1.300 notas fiscais por mês com uma equipe dedicada eliminou 50% desse trabalho na primeira semana de uso. A meta do produto é que mais de 95% das transações cheguem ao fechamento já conferidas.
