Proteja sua empresa dos gastos fantasmas!

gastos fantasmas

Os gastos fantasma são despesas que por mais que você não as veja, você pode sentir o incômodo. Elas costumam aparecer em gestões financeiras desorganizadas, e o principal objetivo é comprometer o fluxo de caixa.

Quando uma organização continua a pagar por algo que não é mais usado, ou quando paga por algo que não sabe de onde vem, podemos dizer que ela está sendo assombrada por gastos fantasmas.

Essas cobranças indesejadas, especialmente quando combinadas com outras formas de gastos desnecessários, podem rapidamente resultar em uma avalanche de despesas – ou, pelo menos, frustração para a equipe de contabilidade e desperdício de dinheiro para a empresa. 

Por isso, escrevemos esse artigo para te ajudar a acabar com esse tipo de despesa e melhorar a gestão financeira da sua empresa. Continue lendo!

Como os gastos fantasmas aparecem?

Esses gastos nada mais são do que os pequenos gastos que que ocorrem na sua operação, muitas vezes sem que você se dê conta dos mesmos, e que acabam comendo parte do resultado obtido impactando negativamente a lucratividade da operação.

Por exemplo, um funcionário se inscreve para uma assinatura anual usando um cartão corporativo. Alguns meses depois, o funcionário é desligado da empresa, mas a assinatura continua sem uso. 

Assim que o período da assinatura termina, ela se renova automaticamente. O cartão é cobrado novamente. E de novo. E de novo. Ninguém percebe essas cobranças indesejadas. E esses descuidos podem durar anos! 

Outro exemplo é quando um funcionário utiliza o cartão da empresa para pedir um Uber. O cartão fica salvo no aplicativo e por descuido, o funcionário continua usando-o para outros fins.  

Como proteger a minha empresa de gastos fantasmas?

Seja gastos fantasmas ou gastos desnecessários, a maioria das empresas enfrenta cobranças assustadoras como essas em algum momento. Por isso, confira algumas dicas para se proteger deles!

Mantenha o controle do fluxo de caixa

Geralmente nos pequenos negócios, esse tipo de controle é feito com planilhas manuais, que na maiorias das vezes, não possuem todos os detalhes necessários. 

Além disso, ter um fluxo de caixa desorganizado dificulta a visibilidade das despesas da empresa. Por isso, para tornar esse processo mais eficiente, o ideal é optar por ferramentas mais completas. 

Por exemplo, o sistema de gestão integrado à Conta Simples. Com ele, você pode acompanhar todos os movimentos de entradas e saídas do caixa da empresa através de um painel simples e eficiente.

Tenha registros detalhados 

Para uma boa gestão financeira da sua empresa, é essencial garantir registros detalhados de ganhos e gastos. 

Utilize ferramentas que te auxilie na hora de categorizar as despesas do mês. Assim, ficará mais fácil saber onde você deve investir mais e onde você pode economizar. 

Na Conta Simples, você consegue visualizar as despesas, de cada cartão, separados por categorias criadas por você.

Cuidado com os cartões corporativos

Manter o controle dos cartões corporativos é fundamental para evitar despesas fantasmas. Por isso, não use um cartão só para a empresa toda. Separe-os por departamento, ferramenta ou usuário. 

Dessa forma, quando algum gasto novo surgir, será mais fácil identificar o responsável e resolver qualquer tipo de problema. 

Também é importante estabelecer limites para cada cartão, assim você evitará prejuízos e surpresas futuras.

Uma outra dica é optar sempre por cartões virtuais para plataformas online. Isso porque você terá uma facilidade maior em excluir, editar e bloquear o cartão caso aconteça algum imprevisto. 

cartões conta simples

Se livre dos gastos fantasmas

Ao adotar essas dicas e processos que fornecem supervisão e controle sobre todas as áreas de gastos da empresa, as equipes financeiras podem ter a certeza de que estão protegendo seus orçamentos de gastos fantasmas com as melhores armas possíveis.

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