Fluxo de caixa: o que é e porque ele é essencial para sua empresa

Acompanhar de perto todos os gastos e ganhos é essencial para saber se você está no caminho certo ou para ajudar você a identificar o que precisa ser ajustado. E uma das formas mais eficientes para isso é criando o hábito de analisar o seu fluxo de caixa com regularidade.

Essa tarefa é especialmente importante se você quiser manter a saúde financeira da sua empresa positiva. Principalmente se levarmos em consideração que, em 2018, 5,4 milhões de companhias se encontravam inadimplentes. Esse número foi 10,8% superior ao ano anterior, de 2017.

Além disso, vale a pena dizer que ter um fluxo de caixa e acompanhá-lo frequentemente não é uma tarefa que deve ser seguida apenas por grandes corporações ou mesmo startups e microempresas. 

Na verdade, qualquer pessoa que tenha um negócio e queira investir em seu crescimento deve estar atento ao fluxo de caixa. Como, por exemplo, MEIs que prestam serviços ou vendem produtos, freelancers e também autônomos.

Por isso, neste texto vamos falar sobre o que é fluxo de caixa, sua importância e ainda ferramentas disponíveis no mercado que vão ajudar você nessa missão.

O que é fluxo de caixa 

Quando falamos em fluxo de caixa, estamos nos referindo a todas as operações financeiras que você realiza. Ou seja, tudo o que é pago e tudo o que é recebido. Mesmo os investimentos entram nessa conta.

E, como você já pode imaginar, uma das melhores maneiras de garantir um fluxo de caixa eficiente é inserindo qualquer despesa, mesmo as menores do dia a dia que possam parecer insignificantes. 

O fluxo de caixa tem aspecto temporário. Sendo assim, você deve definir com qual periodicidade vai acompanhar os números. Isso pode ser feito diariamente, semanalmente ou mensalmente. 

Além disso, para fazer o acompanhamento, você pode escolher seguir de forma manual, por meio de planilhas ou mesmo contando com a ajuda de softwares de automação.

O que considerar em seu fluxo de caixa

Nós comentamos logo acima que fluxo de caixa consiste basicamente em seu contas a pagar e a receber. E, para não restar dúvidas, neste tópico vamos detalhar o que deve ser registrado.

Entradas

Nesse item, você deve detalhar todos os valores recebidos durante determinado período. Como:

  • Vendas à vista;
  • Vendas parceladas;
  • Cheques;
  • Rendimentos;
  • Venda de algum bem (por exemplo um carro).

Saídas 

Já em saídas é preciso inserir todas as suas despesas. Como:

  • Salários;
  • Compra de equipamentos;
  • Reembolsos (com gasolina, comida);
  • Contas em geral (aluguel, luz);
  • Investimentos;
  • Impostos.

Por que o fluxo de caixa é importante

Ele é considerado um dos elementos cruciais da gestão financeira de qualquer negócio. O motivo é que, ao adquirir o hábito de acompanhar os números de suas saídas e entradas, é possível saber como está a saúde atual da sua empresa. 

Além disso, o fluxo de caixa permite uma projeção de futuro, facilitando a criação de estratégias de crescimento. E, também, a capacidade de reagir com rapidez a episódios negativos. Como, por exemplo, possíveis problemas de endividamento. 

Se você não investir em saber como estão as suas finanças, se as suas táticas de vendas estão funcionando, se está tendo o lucro esperado ou mesmo se possui dinheiro suficiente para pagar contas, a grande chance é que você não conhece bem o seu negócio. E sua longevidade pode estar em risco.

Como já falamos no início deste texto, essa prática é importante para empresas de qualquer tamanho ou segmento. Pois sem saber quanto dinheiro você gasta e quanto recebe fica difícil fazer investimentos conscientes.

Principais benefícios do fluxo de caixa

  1. Antecipação de imprevistos
    Se ao fazer a projeção do seu fluxo de caixa você perceber, por exemplo, que em determinado mês terá dificuldades de dinheiro, é possível planejar uma força tarefa em vendas para completar o montante.
  2. Projeção de caixa
    Quando você conhece os seus gastos e ganhos, é possível identificar qual o valor mínimo de caixa que você precisa deixar disponível em um determinado período para conseguir pagar tudo em dia.
  3. Investimento de lucros
    E ao saber o valor necessário para quitar suas despesas, você pode utilizar o restante para aplicar em investimentos e aumentar o capital do seu negócio. Além de poder decidir também empregar uma certa quantia em equipamentos e serviços.
  4. Decisões estratégicas
    Quando você analisa dados concretos, as decisões por achismos são eliminadas da sua gestão financeira. Sendo assim, fazer o controle das suas saídas e entradas permite que você crie um banco de informações relevantes que vão ajudam a deixar suas decisões muito mais planejadas.

Principais tipos de fluxo de caixa

Até aqui, você entendeu o conceito geral de fluxo de caixa, agora vamos falar sobre os principais tipos que existem. Assim, você pode escolher o que mais atende o atual momento do seu negócio.

Fluxo de caixa projetado

A ideia do fluxo de caixa projetado é permitir ao gestor identificar possíveis ocasiões de risco que possam comprometer a saúde financeira da empresa e conseguir tomar atitudes com antecedência que vão ajudar a evitar esses problemas.

Então, esse modelo de fluxo de caixa permite, além de registrar as saídas e entradas do seu negócio, também planejar ações futuras. Organizando pagamentos e lucros, agindo para evitar possíveis faltas de dinheiro e conseguindo projetar investimentos.

Para isso, com base no seu fluxo de caixa atual você pode:

  • Estimar o prazo de recebimentos dos pagamentos;
  • Estimar a quantidade de vendas/ contratos para um período determinado;
  • Estimar os gastos do seu negócio durante o período escolhido. 

Fluxo de caixa livre  

Esse modelo é utilizado, principalmente, com a ideia de descobrir a capacidade de um negócio em gerar capital durante um determinado período, podendo ser em curto, médio ou longo prazo.

Por isso, podemos definir o fluxo de caixa livre como o saldo da sua empresa que continua disponível mesmo depois do pagamento de todas as dívidas. Esse indicador é importante para saber se seu negócio está no caminho certo.

Fluxo de caixa operacional

Essa opção de fluxo de caixa leva em consideração apenas as despesas e receitas operacionais de um negócio. Ou seja, as atividades essenciais para manter a empresa operando. Como, por exemplo, abastecimento de estoques ou custos com funcionários. 

Sua base de cálculo, normalmente, envolve o lucro antes do pagamento de juros e imposto de renda. O fluxo de caixa operacional é importante, pois mesmo que sua empresa esteja com um alto número de ganhos, talvez o que precisa ser desembolsado em operações acaba levando a maior parte.

4 erros a evitar

Para que o seu fluxo de caixa seja eficiente e você possa se beneficiar dessa ferramenta, separamos abaixo quatro erros que você deve ficar longe.

1 – Esquecer de atualizar

Mesmo que você decida analisar seu fluxo de caixa apenas mensalmente, é importante manter os números de entrada e saída sempre atualizados. Então, qualquer valor novo deve ser registrado imediatamente para evitar erros ou esquecimentos.

Pois se você deixar para fazer essa atualização apenas no final do mês, há grandes chances de acabar esquecendo algum dado ou mesmo lançando informações incorretas. Esse hábito permitirá, também, uma visão mais fiel sobre seu negócio.

2 – Precipitar lançamentos

Contar com valores que ainda não estão, de fato, em sua conta pode levar a gastos precipitados. Sendo assim, se você faz vendas parceladas que vão demorar, por exemplo, 90 dias para entrar na sua conta, o ideal é não contabilizar a quantia em seu fluxo de caixa.

O mesmo deve ser aplicado para serviços prestados que serão recebidos só depois de um longo prazo. Incluir valores futuros pode atrapalhar sua gestão financeira e acabar criando endividamentos caso aconteça algum problema durante o período.

3 – Não categorizar 

Outro erro de fluxo de caixa que você deve evitar é a falta de categorização. Pois, ela tem uma função importante na sua gestão, já que permite classificar quais fontes geram mais entradas e quais estão consumindo seus recursos. 

Com esses dados em mãos, é possível saber em qual área é necessário fazer ajustes, cortar gastos ou investir mais. Seja específico na sua classificação e evite categorias genéricas.

4 – Misturar despesas

Por último, principalmente para empresas menores, um hábito que pode atrapalhar o fluxo de caixa é misturar contas pessoais com as da empresa. Pois, além de gerar uma instabilidade de lucros, afeta também uma visão fiel dos gastos que o negócio demanda.

Uma boa solução para dividir essas despesas é definindo um valor fixo de pró-labore. Além de abrir uma conta PJ e passar a ter um cartão de crédito empresarial. 

Ferramentas para criar um fluxo de caixa 

Agora que já falamos sobre os principais pontos que envolvem o fluxo de caixa, vamos comentar sobre as principais maneiras disponíveis no mercado para criá-lo.

Planilhas

Embora seja mais complicado, principalmente para negócios de maior porte, as planilhas são uma ferramenta manual que podem ser utilizadas para criar o seu fluxo de caixa.

Porém, é importante manter a disciplina de atualizar os dados com consistência e não esquecer de criar categorias para cada item.

Automação

Existem diversos softwares no mercado que possibilitam a automação do seu fluxo de caixa. Embora algumas informações possam ser preenchidas automaticamente, ainda é necessário atenção e cuidado para conferir os dados.

Um desses sistemas é o ERP, sigla utilizada para Enterprise Resource Planning. No português é conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Simples  

Se você tem um startup, uma pequena empresa, é freelancer ou mesmo autônomo e quer aplicar o fluxo de caixa no seu dia a dia sem complicação, a conta Simples pode ser a sua melhor opção.

Além de ser uma conta PJ digital com cartão de crédito corporativo, seu aplicativo possui um painel de gestão de cobrança completo. Com ele, você pode acompanhar todas as contas a pagar e também a receber.

Além disso, o saldo que sobrar pode ser colocado diretamente em um investimento. É uma maneira rápida e simples de controlar o fluxo de caixa do seu negócio.

Como você viu nesse texto, o fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para quem quer cuidar da saúde financeira da sua empresa e projetar crescimentos. Adquira esse hábito agora mesmo e boa sorte! 

 

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