Fazer a gestão de contas a pagar e receber é um dos processos mais importantes no controle financeiro de uma empresa. Sem o acompahamento dessas variáveis, é difícil entender a relação entre gastos e faturamento e saber qual é a margem de lucro.
Para não errar nessa gestão, entenda o que são contas a pagar e receber e como fazer o controle delas!
O que é contas a pagar e receber?
Contas a pagar e receber são valores que determinam a saúde da empresa. O controle desses ativos e passivos feito pelo gestor financeiro permite a continuidade da produção e o planejamento do futuro do negócio.
Veja, a seguir, mais sobre esses recursos.
Contas a pagar
Contas a pagar representa aquele capital que sai mensalmente do seu caixa, de forma fixa ou variável. A empresa tem obrigação de quitar seus compromissos com fornecedores, colaboradores e com o Governo Federal, caso contrário está sujeita a sofrer juros, multas e outras sanções.
Alguns exemplos de contas a pagar são custos mensais com matéria-prima e manutenção da operação da empresa, dois pilares essenciais para a continuidade da produção.
Ou seja, é fundamental que o gestor faça um controle financeiro bem estruturado, com um planejamento apropriado que propicie o equilíbrio entre o que sai do caixa com o que entra. Assim, o fluxo de caixa fica balanceado e a produção não é afetada.
Contas a receber
Contas a receber são todos os valores que entram em caixa, que também são variáveis de acordo com as vendas de produtos ou serviços e captações de rodadas de investimento.
Também são exemplos de contas a receber as notas promissórias, vendas a prazo e títulos de crédito que tem a empresa como favorecida.
Para equilibrar o caixa e manter um crescimento saudável do negócio, é essencial que as contas a receber sejam maiores que os valores registrados em contas a pagar.
Como fazer o controle de contas a pagar e receber?
Apesar de ser um processo básico para qualquer empresa, o controle de contas a pagar e receber pode ocasionalmente acontecer de forma imprecisa. Parece simples, mas é necessário um monitoramento constante e muita organização.
É possível contar uma ferramenta para automatizar esse controle, e, junto a processos bem definidos, ocorre até mesmo a descoberta de novas oportunidades de melhoria. Isso tanto no aumento do faturamento quanto na redução dos custos e despesas.
Confira, a seguir, algumas dicas práticas para fazer uma boa gestão de contas a pagar e receber no seu negócio!
1. Registre todas as movimentações da empresa
Tudo precisa ser registrado, desde a compra de R$30 até a de R$500.000. Isso é o que torna um controle eficiente, a meticulosidade com que ele é realizado, registrando o que entra e o que sai do caixa independentemente do valor.
É assim que começa o compliance. Além disso, esse controle serve para obter outras informações, como controle de estoque, custos por setor, produtos ou serviços mais vendidos, fluxo de caixa e ciclo operacional.
Basicamente, toda a gestão financeira da empresa depende dessas informações. Para que esse controle seja de fato efetivo e confiável, é importante contar com duas características: automatização e integração.
Quanto mais processos manuais a sua estratégia tiver, mais suscetível a erros ela está. Ou seja, automatizar o controle, usar um sistema de gestão financeira para registrar as informações é essencial para centralizar dados e garantir que eles estão corretos.
2. Monte um plano de cobrança para clientes inadimplentes
Fazer o gerenciamento de contas a receber é um dos ofícios mais delicados da empresa. Isso porque o atraso do pagamento dos seus clientes impacta o cumprimento das obrigações do negócio junto aos fornecedores.
É necessário ter cautela para não constranger o cliente em débito e, ao mesmo tempo, oferecer opções para a quitação da dívida, isso aumenta as chances de recebimento. A empresa pode definir um processo como um fluxo padrão a ser seguido nessas situações.
3. Ofereça vantagens para o pagamento antecipado
Uma forma interessante de evitar a inadimplência é estimular o pagamento a vista. Para isso, você pode oferecer algumas vantagens para os clientes que estão dispostos a pagar antecipadamente pelo produto ou serviço comprado.
O estímulo ao pagamento antecipado com oferta de vantagens, além de minimizar a inadimplência, ajuda a manter uma boa imagem no mercado e fidelizar consumidores.
4. Faça o gerenciamento do estoque
O controle de estoque é essencial para que as mercadorias não fiquem muito tempo paradas e evite o vencimento ou danos pelo tempo. Além disso, essa prática favorece o controle de contas a pagar e receber, diminuindo as falhas.
Todas as compras devem ser registradas para facilitar o balanço e os gastos com armazenagem de produtos. Também é importante para o fluxo de caixa, para entender quanto foi gasto em mercadorias que ainda não foram vendidas.
5. Acompanhe o fluxo de caixa
Um instrumento financeiro essencial para administrar qualquer negócio é o fluxo de caixa. Apesar disso, muitos administradores não fazem essa gestão corretamente, ou por ter um intervalo de verificação longo demais, ou por nem verificar.
É um processo que, se feito manualmente, pode demandar muito tempo. Por isso, investir em sistemas de gestão que permitam a extração de relatórios e o acompanhamento de resultados é indicado.
6. Separe suas finanças em centros de custo
Outra forma eficiente de fazer o controle de contas a pagar e receber é dividindo-as em centros de custos. Eles podem ser setores, filiais, gestores ou o que for mais adequado à realidade da empresa.
Dessa forma, ao fazer um levantamento de gastos, é possível identificar se algum dos centros de custo está aumentando as despesas e assim definir estratégias para controlar isso.
7. Faça investimentos em tecnologia
Investir em tecnologias para aprimorar os processos de um negócio é uma ótima ideia para aumentar a produtividade e evitar erros. Além disso, com um fluxo de informações mais assertivo, a tomada de decisões também é impactada positivamente.
Continue a leitura sobre como usar a tecnologia a seu favor no planejamento financeiro empresarial!
