Os maiores erros que as startups cometem com cartão corporativo (e as boas práticas)

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Por Rodrigo Tognini, CEO da Conta Simples

Não sei se você sabe, mas a ideia da Conta Simples nasceu de um problema que eu e meu sócio Fernando Santos enfrentamos na nossa outra startup, a Citra Pay.

Na época, não conseguimos ter acesso a um cartão corporativo e tivemos que usar nossos cartões pessoais para pagar despesas da empresa, como a AWS, por exemplo.

Pois bem… num belo dia, o Fernando saiu sozinho para jantar e, no meio, a Amazon resolveu cobrar no cartão do Fernando. O limite, que não era muito grande, foi pro vinagre.

E agora, como pagar a conta do restaurante?

Essa é só uma das histórias que já sofremos na jornada empreendedora e no relacionamento com bancos. Surgiu aquela pergunta: será que outros empreendedores também passam por isso?

Essa história me veio à cabeça, nesta semana, após conversar com um empreendedor que passou por um problema parecido. Como ele, existem milhares que sofrem todos os dias com produtos de cartão corporativo ruins e que não têm uma camada de gestão analítica das despesas que facilite de fato a vida da empresa. Sem contar as muitas empresas que nem acesso a cartão corporativo conseguem nos bancos.

Resolvi escrever este artigo para ajudar e trazer algumas dicas importantes sobre cartão corporativo.

Cartão corporativo: um verdadeiro buraco negro

Ouvimos todos os dias de novos clientes o termo “buraco negro”. Mas por que isso acontece? Bom, pelos mais variados motivos, e eu vou explicar alguns deles.

O primeiro ponto é que, no início de uma startup, todo mundo se conhece e, em geral, o time cabe em uma sala – é fácil pegar o cartão corporativo de um dos fundadores e sair plugando nas mais variadas ferramentas e nas mídias pagas. Em geral, quem controla isso é o próprio fundador.

Mas, obviamente, isso não é algo gerenciável e tampouco escalável. Com o crescimento da startup, é natural que mais pessoas precisem dos dados do cartão (que é uma informação bastante sensível) para comprar ferramentas, pagar mídia, entre outros, e os dados do cartão acabam sendo espalhados por várias pessoas do time.

É comum o fundador já não ver no detalhe quais ferramentas estão contratadas e o valor exato de cada uma – ou mesmo se tem alguém usando aquele software que cobra mensalmente em dólar.

Já viu alguma coisa parecida? Calma que tem mais.

O buraco se torna maior ainda quando, neste mesmo cartão, são feitas compras pontuais da empresa, como notebooks e gastos do RH.

São horas e horas para alguém do financeiro localizar cada despesa e entender de onde ela veio. Já escutei de clientes nossos que, antes da Conta Simples, não identificavam e não sabiam cerca de 15% das despesas com cartão da empresa.

A “cereja no bolo” vem quando este cartão passa por algum problema (clonagem, bloqueio ou mesmo falta de limite), e é necessário pedir um novo – a primeira dor é conseguir bloquear ou cancelar rapidamente o cartão no atendimento (em geral, é complicado).

Depois, é preciso esperar o cartão físico chegar (e nem sempre, é rápido…) e, por último, vem o trabalho de trocar o cartão em todas as ferramentas recorrentes. Isso quando um serviço mega importante não para de funcionar e deixa o time na mão…

Sumarizando aqui o que você não deve fazer:

  • Ter todas as ferramentas em um único cartão;
  • Circular os dados sensíveis do cartão pela empresa;
  • Não saber quem é responsável por cada gasto no cartão;
  • Não ter um plano de contingência para quando problemas acontecerem.

Aí, você pode me perguntar: mas, Rodrigo, como eu não deixo isso acontecer? A Conta Simples nasceu justamente para te ajudar na missão de lidar com despesas no cartão corporativo.

Abaixo, eu aproveito para trazer algumas boas práticas que vemos nossos clientes adotarem todos os dias.

Organização, controle e visibilidade dos seus gastos em um lugar

Uma das coisas que fizeram o cartão ser adotado em massa é a grande facilidade que este meio de pagamento oferece.

Porém, essa facilidade, muitas vezes, traz desorganização e falta de visibilidade para a gestão da empresa e o time financeiro, como eu já comentei acima.

A primeira dica que eu dou é que você precisa ter alguns cartões corporativos virtuais no seu negócio. Quantos? Vai depender do tamanho da sua empresa – mas eu sugiro que você tenha, pelo menos, um cartão por departamento. Fazendo isso, você vai ter visibilidade por área – na prática, sabe exatamente quanto cada área gasta no cartão. Além disso, caso algum dos cartões seja bloqueado ou cancelado por algum motivo, diferentes áreas não serão afetadas ou terão ferramentas paralisadas por causa do cartão de outra área.

A segunda dica que eu dou é vincular cada cartão a uma categoria do seu centro de custos – assim, o trabalho de conciliação vai ser muito mais rápido. O trabalho, aqui, é “espelhar” o seu centro de custos entre os cartões que você usa.

A terceira dica é ter um teto mensal de gastos por cartão. Assim, você não tem surpresas desagradáveis e controla o orçamento muito de perto. Sem estouros. Muito mais tranquilidade pro seu time financeiro.

A última dica é definir um responsável pelo cartão. Assim, você não deixa o cartão perdido por aí no meio da empresa e da confusão diária de uma startup. Além do mais, entregar um cartão corporativo na mão de uma pessoa do time, é uma mensagem de confiança sendo passada. E confiança numa startup é fundamental.

Se você não tem um orçamento mensal ou trimestral, esta é uma excelente oportunidade de você e seu time fazerem este exercício. Acredite em mim: ajuda muito em todo o ciclo de planejamento.

Algo que eu vejo muitos clientes usando na Conta Simples é a opção de vincular um cartão a um usuário. Sabe aquele papo de dar autonomia e manter o controle? É exatamente isso.

Ter múltiplos cartões vai te ajudar na gestão, sabe por quê?

Por que eu bato na tecla de que ter vários cartões corporativos vai deixar a sua gestão mais simples? Em princípio, isso pode parecer contraintuitivo, certo? Como assim, vai deixar a gestão mais simples?

O primeiro ponto é que você vai ter uma visão clara dos gastos ao separar um ou mais cartões por departamento/centro de custo. Você pode, inclusive, ter mais de um cartão por área, caso queira granularizar ainda mais – imagina, no marketing, ter um cartão para ferramentas e outro para mídia paga, por exemplo.

Categorizar os gastos desta forma vai ajudar a resolver uma dor muito comum na gestão financeira: saber exatamente o que se está pagando e quem é o dono. Rastrear os gastos se torna uma tarefa muito mais fácil e rápida.

Precisa de uma solução como essa para sua startup ou negócio? Só acessar o site da Conta Simples e abrir uma conta. Se conhece alguém que passa por isso, marque aqui nos comentários.

Garanto que você terá menos stress com seu financeiro! 🙂

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